Herramientas digitales para Event Planners felices

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Afortunadamente para todos los event planners, el mundo digital se ha organizado para apoyarnos en nuestra misión de producir un evento organizado, efectivo y que se pueda mantener en el tiempo.  En este artículo, te traeremos una lista de aquellas plataformas y herramientas digitales que funcionan mejor para nosotras y creemos que también pueden hacerte más feliz a ti.

Te recordamos que lo más importante es que las herramientas digitales se adapten a tus rutinas y necesidades. En este caso, compartiremos algunas que, según nuestra experiencia, funcionan genial. Pero es posible que hayan otras que puedas adaptar mejor a tu día a día. Lo importante es que te quedes con cómo adaptarlas a tu profesión.

¡Comencemos! Como siempre dividiremos esta lista en tres fases:

Pre-evento

Para promoción y organización. En esta fase te proponemos lo siguiente:

Un CRM (Customer Relationship Manager) es una plataforma para, como su nombre indica, manejar las relaciones con nuestros clientes. Este sistema nos permite almacenar los datos de nuestros clientes en una base de datos y facilitar nuestra comunicación con ellos.

Nuestro CRM preferido es Mailchimp porque, además de ser una potente herramienta de medición,  nos permite segmentar, automatizar y llevar el e-mail marketing de cualquier empresa. En eventos es ideal para crear invitaciones y enviarla a tu base de datos, así como para crear tu landing page con datos del evento y formularios de inscripción de los que podrás obtener información para incluir en tu base de datos. Existen también CRM específicas para eventos que sirven para organización interna: como Eventcase.

#Limontip : Es importante que tu landing page tenga toda la información necesaria para convertir y, por si no lo sabes, puedes incluir siempre un pixel que te permitirá, entre otras cosas, hacer remarketing.

Adwords es las publicidad pagada para posicionar tu producto, servicio o, en este caso, evento en buscadores como Google, a través de keywords. Son una forma ideal para captar al público interesado en la temática de tu evento. Podrás promocionar, por ejemplo, la landing page de tu evento y cuando alguien busque palabras relacionadas con ese evento, podrán encontrarte facilmente. Además, tiene la capacidad de definir el área geográfica específica que te interesa abarcar. Lo más importante a la hora de usar adwords es ser muy específico para no dirigir público que no esté realmente interesado, porque además se paga por click.

Si estás buscando Plataformas de promoción y venta de entradas, nuestras favoritas son Weezevent y Eventbrite que, además, sirven como herramientas internas para medir, captar datos y promocionar de forma personalizada. Y se conectan fácilmente con Mailchimp.

En todo lo relacionado con organización tenemos varias herramientas favoritas que, además, tienen versiones gratuitas bastante buenas. Slack es una herramienta de chat muy eficiente para la comunicación de equipos internos, con proveedores y/o patrocinadores, pero también se puede utilizar para conectar a los asistentes del evento y crear salas de discusión, networking, etc. ClickUp es una herramienta súper potente para organizar proyectos ya que, además de ser muy intuitiva, te permite almacenar gran cantidad de información y visualizarla en distintos formatos. Otras que pueden ser muy útiles para organizar tareas son también Trello y Asana.

Evento

Las herramientas digitales para el evento están más relacionadas con la distribución y dinamización del evento. Existen tecnologías de gamificación que puedes aplicar para que el público participe desde sus móviles o físicamente, pero también hay formas más sencillas de conseguir esa interacción.

Un excelente ejemplo es Mentimenter, una plataforma de presentaciones interactivas que permite la posibilidad de una comunicación bidireccional entre presentadores y el público. Se pueden hacer encuestas y actividades que, además de permitir la participación activa del público en nuestro evento, pueden darnos muchos datos que nos permitan adaptarnos a ellos. Puede ser utilizado en eventos online, híbridos y presenciales.

También es interesante mencionar algunas herramientas para convertir tu evento en transmedia como Twitch, Youtube y los lives de Instagram y Tiktok, que te permitirán darle un alcance muchísimo mayor a tu evento. Así mismo, destacamos Zoom y EverJam como las mejores herramientas para transmitir tu evento online.

Posevento

Una vez terminado el evento, hay muchas aplicaciones y servicios que te permiten darle una segunda vida. Puedes, por ejemplo, grabarlo y utilizarlo como material de comunicación. Everwebinar es una excelente opción para eso, ya que te permite subir el evento y simular que está ocurriendo en tiempo real o, simplemente, emitir la grabación. La idea es mantener el evento rodando entre el público que nos interesa y sacarle el máximo provecho.

En esta fase, Mailchimp vuelve a ser un aliado útil, ya que te permite compartir con los asistentes la grabación del evento, agradecimientos o cualquier material relacionado que pueda servir como un trabajo de remarketing.

Estas son algunas de nuestras herramientas digitales favoritas, y estamos siempre en la búsqueda de plataformas innovadoras. Como te dijimos, lo más importante es crear una estrategia y encontrar plataformas que se adapten a tus necesidades y que hagan tu trabajo más fluido, más agradable y, por supuesto, te hagan a ti más feliz.

¡Hasta la próxima!

Camila Jauregui
Copywriter en Limón y Menta – Eventos Inteligentes

 

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