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La semana pasada iniciamos una trilogía sobre medición de eventos que, si no has leído, te recomiendo que te pases por aquí , donde hablamos del pre-evento y su importancia en cualquier evento exitoso.
Si ya te pusiste al día, ¡llegó el momento de hablar del evento! Esta es, definitivamente, la parte más emocionante. El encuentro con las otras personas y poder ver todos tus planes materializados, no tiene igual. Sin embargo, nunca debemos bajar la guardia. Hay muchas cosas que puedes preparar y prevenir, pero siempre es importante mantenerse alerta y saber aprovechar cada oportunidad para mejorar la experiencia de tu invitado. La medición es una herramienta que te ayudará en esta tarea y te explicaremos por qué.
Te preguntarás, ¿qué significa medir en un evento? Básicamente, significa obtener la información que pueda ayudarte a gestionar, agilizar el evento, al momento o en futuras oportunidades. Aquí te contamos algunas de las cosas con las que te podrá ayudar esta herramienta:
- Controlar el aforo y las colas en las actividades
- Determinar el nivel de éxito de los corners o actividades.
- Gestionar la gamificación y sorteos, gestionados a nivel organizativo.
- Entender el movimiento o flow de los invitados.
- Precisar cuánto tiempo se han quedado en el evento.
- Saber si han comprado algún producto.
Aunque no es esencial, la tecnología puede ser un increíble aliado para medir tu evento. Desde códigos QR, hasta plataformas de participación en línea y webs o aplicaciones diseñadas especialmente para algunas de las actividades, las opciones son infinitas. Si tienes la posibilidad, incorporar tecnologías más avanzadas como NFC y sensores que te permitan hacer un seguimiento preciso en tiempo real, también pueden ser muy eficaces para, por ejemplo, controlar el aforo y automatizar procesos como y compras. Toda esa información, por supuesto, quedará registrada.
Con una buena estrategia y utilizando la creatividad y tecnologías a tu disposición, podrás obtener datos muy importantes sobre tu audiencia y sobre tu evento. Como mencionamos antes, a veces medir en tiempo real puede ser muy interesante porque te da la posibilidad de gestionar e intervenir en el evento al momento. Pero lo más importante es usar tecnología y la medición en servicio del customer experience. Para mejorar la accesibilidad, el manejo del tiempo y el ritmo del evento, pero sobre todo: que lo haga sentir mejor.
La información que obtengamos será muy importante para futuras acciones, pero también para poder calcular el ROI del evento y justificarlo ante nuestra empresa o, incluso, patrocinadores. Sin embargo, es importante recordar que los datos por los datos no sirven para nada. Se tienen que trabajar y dar información real de qué ha pasado en el evento pero justificado con los datos.
Medir un evento te dará pistas sobre cuáles fueron las cosas con mayor impacto positivo y cuáles se deben reforzar, así como un mejor conocimiento de tus invitados. Esto te ayudará a definir una estrategia aún más potente para el próximo evento y para tu marca. Piensa en la medición como una oportunidad de crecimiento.
Escucha el episodio #18 de nuestro podcast El Laboratorio de eventos para saber cómo hemos aplicado estas herramientas en un caso real. Verás lo interesante que puede ser esta mezcla de creatividad y tecnología. Y, por supuesto, la semana que viene volveremos con la última parte de esta trilogía: el post-evento.
Camila Jauregui
Copywriter en Limón y Menta – Eventos Inteligentes
