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Este será el inicio de una trilogía en la que compartiremos algunos elementos claves en el proceso de ejecución de un evento. Queremos mostrar cómo podemos aprovechar la tecnología y la creatividad para hacer propuestas interesantes.
Sin lugar a dudas, una buena preparación es imprescindible para cualquier acción de impacto. El pre-evento es la base del éxito de un evento. En esta fase identificaremos los objetivos concretos y podremos recoger la información necesaria para definir las acciones posteriores. Esta es la etapa de definición de estrategia, de captación de información importante y, por supuesto, promoción del evento.
Estrategia
Lo primero es definir los objetivos ¿Que me interesa? ¿Dar a conocer mi producto/servicio? ¿Fidelizar a mis clientes? ¿Crear una comunidad alrededor de mi marca? Una vez hemos delimitado nuestro camino podremos comenzar a dibujar un mapa de acción y comenzar a planificar y promocionar el evento.
Exploración
El pre-evento es una fase esencial porque nos brinda la oportunidad de captar información sobre nuestro público, sus necesidades y expectativas. Los datos obtenidos podrán ser tan útiles para el evento como para la estrategia de marca principal. Es una oportunidad para medir, segmentar e incluso taggear a nuestra audiencia. Así, llegarás al evento con información de utilidad sobre las personas que van a asistir. Esta etapa es ideal hacer preguntas que luego nos sirvan para organizar, tanto cosas prácticas como emocionales y así tener una idea aproximada de qué espera y cómo se va a comportar el usuario en el evento.
Expectativa
El pre-evento también es un buen momento para crear expectativa sobre el evento y de que los asistentes puedan visualizarlo y emocionarse. También es una oportunidad para fidelizar a nuestro público ofreciendo algunos beneficios o alguna oferta especial por ser parte de la comunidad. Podemos utilizar estrategias que acerquen a nivel emocional, creen interés y entusiasmen a los futuros asistentes al evento.
¡Usa tu creatividad!
Todo se puede medir, lo importante es que sepamos cómo obtener de forma inteligente los datos que necesitamos, sin obstaculizar la experiencia de los invitados. La medición nos ayudará a organizar un evento más potente, pero también a medir el impacto de cada una de las acciones de comunicación que acompañen a esta acción, por ejemplo, publicidad online y offline, campañas de promoción y gestión de los datos de los asistentes. Podremos calcular la incidencia, los CTR (Click Throug Rate) y la conversión que, por ejemplo, en un evento con patrocinadores pueden ser elementos muy importantes a la hora de entregar informes y de justificar su inversión.
El pre-evento es una fase esencial para un efecto exitoso, pero tiene, al mismo tiempo, un valor en sí mismo. Escucha el episodio #17 de nuestro podcast “El Laboratorio de Eventos” para más detalles sobre el pre-evento utilizando ejemplos concretos basados en experiencias reales. Solo te daremos una pista: hablaremos sobre monopatines. Y está atento, el próximo martes estará disponible la segunda entrega de esta serie.
Camila Jauregui
Copywriter en Limón y Menta – Eventos Inteligentes
