Comunicación, medición, fidelización… No importa si tu evento es de pago o gratuito, las inscripciones o la venta de entradas online pueden aportarte mucho más que la mera gestión de títulos de acceso, si sabes cómo.
1-. Una puerta de entrada al universo de tu evento
Los eventos empiezan mucho antes del día de su celebración. Por supuesto, para el organizador, pero ¡también para el público! En ese tiempo previo, en el que el evento ya está lanzado pero aún quedan días, semanas o meses para su celebración, es importante crear puntos de contacto con el futuro asistente y aprovecharlos para generar expectación y ganas de que llegue el día del evento.
Si los asistentes tienen que inscribirse o comprar una entrada para acudir a tu evento, ese es un momento crucial para la idea que la persona se va a formar de tu evento, así que aprovéchalo al máximo:
- Gestiona las inscripciones o venta de entradas desde tu propia página web, sin redireccionamiento a webs de terceros, de forma que el futuro asistente no abandone tu página en ningún momento y se sumerja en el universo de tu evento desde el primer contacto con este. Si no tienes página web propia, un microsite exclusivo para tu evento y personalizado también es una opción perfecta.
- Personaliza la entrada en PDF que se enviará al asistente: aunque sea en formato digital, la entrada es la materialización de la idea de acudir a tu evento y también será un recuerdo. ¡Este soporte de comunicación tiene un gran potencial! También es un espacio interesante para ofrecer a patrocinadores. Además, puedes incluir instrucciones importantes, cómo llegar, normativa de tu evento, contar con diseños diferentes por tipo de entrada…
- Cuida también las invitaciones: de la misma forma que las entradas o inscripciones para el público general, envía invitaciones personalizadas.
2-. Una gran ayuda para la medición del evento y la segmentación del público
La gestión de inscripciones y venta de entradas online te permite sacar multitud de estadísticas sobre tu evento, más allá del número de inscripciones o entradas emitidas.
En primer lugar, piensa bien tus necesidades antes de lanzar tu taquilla virtual: cómo la configures determinará los datos que recoges y, por lo tanto, las estadísticas que podrás sacar y la segmentación posible de tu público. Además, ten en cuenta que pedir demasiados datos puede ser contraproducente en términos de conversión. Diseña un formulario de inscripción que vaya al grano.
Tu sistema de venta de entradas e inscripciones tiene que recoger unos datos imprescindibles (evento, datos del pedido, nombre, apellidos y correo electrónico del comprador…) con los que ya podrás hacer mucho, pero lo ideal es que puedas personalizar dicho formulario para adaptarlo a las necesidades específicas de tu evento. Eso sí, ¡asegúrate de que vas a tener acceso a estos datos y que nadie más saque partido de ellos!
Si tu plataforma de venta de entradas e inscripciones está además conectada con tu sistema de control de acceso y con una herramienta de e-mailing y CRM para eventos, ¡las posibilidades se multiplican! Podrás medir, por ejemplo, el porcentaje de asistencia frente a las inscripciones registradas o entradas vendidas, ver los momentos pico de acceso a tu evento, segmentar el público en función de si han acudido a un solo evento de los que organizas, a uno o varios en concreto, a todos… Y a partir de ahí, ¡tu imaginación es el límite! Estos datos no solo te servirán para medir sino también para segmentar y fidelizar.
3-. Una herramienta clave para la comunicación y la fidelización.
Es más fácil mantener clientes que conseguir nuevos, por lo que mantener el contacto con tu público y fidelizarlo es imprescindible para el éxito de tus futuros eventos.
Con una plataforma de venta de entradas o inscripciones online que te permita recoger datos y segmentarlos, puedes jugar con los descuentos mediante códigos promocionales para diferentes tipos de público, fidelizando a los asistentes que más te interese: los que han acudido a tu último evento, los que han acudido a todos los eventos del año, etc. Así conseguirás que tu público fiel se sienta especial, además de vender más entradas o inscripciones.
Además, el evento no termina cuando los asistentes se van a casa (o se cierra la sesión, si es un evento online). El tiempo entre un evento y el siguiente es vital para mantener el interés de tu público, crear relaciones y promocionar tus próximos eventos. Con una buena herramienta de CRM y e-mailing para eventos, especialmente si está conectada con tu sistema de venta de entradas o inscripciones, podrás hacer campañas de comunicación a medida de tu evento, segmentadas, e incluso seguir el número de inscripciones y los ingresos que cada campaña ha generado (también en redes sociales).
Como ves, la gestión de inscripciones y venta de entradas online es un punto aún más importante de lo que puede parecer a primera vista para tu evento. Las posibilidades son inmensas, ¡sácales todo el partido!
Colaboración
Weezevent x Limón y Menta